Excel funguje do chvíle, kdy máte pár reklamací měsíčně a jeden člověk, který je zná všechny. Jakmile reklamační agendu sdílí podpora, sklad, servis a účetní, tabulka se stane rizikem: chybí auditní stopa, upozornění, dokumenty, role i historie komunikace.
Nejčastější chyby v Excelu
- Lhůta se počítá od špatného data.
- Jedna reklamace existuje ve více verzích tabulky.
- Fotky vad jsou mimo hlavní evidenci.
- Nikdo neví, kdo má další krok.
- Zákazník dostává rozdílné informace od různých lidí.
Workflow místo řádků
Reklamace má mít stavy: přijato, čeká na zboží, doručeno, posouzení, schváleno, zamítnuto, dobropis, vyřízeno. Každý stav má odpovědnou roli, deadline a automatickou komunikaci. To je základ správy reklamací bez chaosu.
Audit a důvěra
Při sporu potřebujete prokázat, kdy zákazník reklamaci uplatnil, co poslal, jak jste ji posoudili, kdo rozhodl a kdy jste zákazníka informovali. RETURO udržuje tyto informace v jedné časové ose.
Kdy přejít na systém
Pokud máte více než 30 otevřených reklamací, více lidí v procesu nebo pravidelné dotazy na stav, Excel už není bezpečné řešení. Specializovaný systém reklamací se začne vracet okamžitě v úspoře času a snížení rizik.