Automatizace vratek neznamená pouze online formulář. Skutečná automatizace začíná ve chvíli, kdy zákazník odešle žádost o vrácení, systém vytvoří etiketu, sklad ví, co má přijít, účetnictví dostane podklad pro dobropis a zákazník průběžně vidí stav. Pokud jeden z těchto kroků zůstane ruční, vratky se pouze přesunou z e-mailu do jiného chaosu.
1. Identifikace objednávky
Zákazník musí najít objednávku bez přihlašování: číslo objednávky plus e-mail stačí. Systém má načíst položky, množství, cenu, datum nákupu a dostupné varianty řešení. Tím se eliminuje první vlna dotazů na podporu.
2. Důvody vrácení jako data
Volný text je dobrý pro detail, ale špatný pro reporting. E-shop potřebuje strukturované důvody: špatná velikost, jiný produkt než na fotce, poškozené přepravou, pozdní doručení, objednáno omylem. RETURO z těchto důvodů vytváří report pro nákup, marketing i sklad.
3. Etiketa a dopravce
Automatická etiketa musí respektovat zemi, váhu, typ zboží, cenu dopravy a pravidla e-shopu. Jiná pravidla platí pro GLS, jiná pro DPD, PPL nebo Packetu. Pokud etiketu stále vytváří člověk v portálu dopravce, proces není automatizovaný.
4. Příjem na skladě
Po doručení balíku skladník naskenuje kód a vidí očekávaný obsah. Nemusí hledat e-mail zákazníka ani číslo objednávky. Systém otevře kartu vratky, zobrazí položky a vyžádá fotku, pokud jde o poškozené nebo sporné zboží.
5. Dobropis, refundace a naskladnění
Finální krok musí být propojený s ERP a skladovým systémem. Schválená vratka má vytvořit dobropis, spustit refundaci a rozhodnout, jestli se zboží vrátí do prodeje, půjde na outlet, servis nebo likvidaci. Teprve tady vzniká skutečný ROI automatizace.